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不克服拖延,那么你的项目就无法达成

  • 来源:项目管理者联盟网
  • 发表于:2019-05-16 15:44:41
  • 点击:338

拖延是指毫无必要地延缓或延迟,尤其是出于懒惰或习惯性的粗心疏忽。在项目管理中,拖延常常导致无法按时完成计划的任务、行动或决策,拖延是由诸多原因引起的,如粗心大意、懒惰、一厢情愿、恐惧和风险管理等。

1、拖延的看法

个人性格,如粗心或懒惰,可能导致项目拖延。但是,有这些性格的项目经理在岗位上不可能待得太久。更多情况下,拖延因为别的原因引起的——一厢情愿(“如果我稍等一下,情况会得到改善”)、恐惧(如果我现在采取行动的话,我可能会犯错”),或者风险管理(“倘若我推迟一些,成功率会提高”)。

在项目管理中,沟通障碍常常使拖延的概念难以理解。例如,但项目经理未能按计划进行关键设计的审核时,推迟决定是否是拖延的结果?或者他是否是一个深思熟虑、慎重和明智的决定?如果项目经理不能为拖延找一个明确的理由,干系人就会认为他或她在拖延。

2、案例分析

拖延很少能产生积极的项目结果。拖延的一个具有戏剧性且致命的例子是一个发生在第二次世界大战时期的“项目”,该项目因为史蒂夫·麦奎因1963年主演的电影《大逃亡》而出名。作者马克·科扎克·霍兰在他的书《大逃亡(第三集中营)中得到项目教训》中描述了该项目。科扎克·霍兰描写了1944年3月24日至25日一个决定性的夜晚,种种困难(冰冻、过短的隧道、空袭和塌方等)阻碍了战俘逃出德国战俘集中营的计划。原本计划每小时爬出60人,实际仅仅爬出12人。最后,只有3个人尝到了自由的滋味,24个人被抓回关押,50人被捕杀害。

那一晚,项目经理罗杰·布歇尔在几个方面的拖延导致了项目的最终结果。在困难发生时,他为什么每一采取行动来最小化困难所带来的影响?是因为幻想?或是他在等待看事情是否会好转?为什么在许多事情变糟后他不停止逃亡?他在项目计划阶段展现的出色领导力为何不见了?

虽然我们的项目很少有失去生命的危险,但是拖延仍然会有致命的后果。无法按照计划执行项目能导致计划的失误、相关费用的增加、关键性能交付的拖延。拖延能影响其他项目和计划,为整个系统、企业或网络带来困难。

3、危险信号

尽管拖延可能发生在项目周期的任何阶段,但是在实施阶段产生的影响尤其显著。实施阶段的拖延会对整个余下的项目带来灾难性后果,正如企图逃跑的犯人们所做的那样。有了周密的计划和时间表,项目中拖延产生的影响不会波及所有的项目交付物和成果。

从困扰项目的沟通障碍中识别出拖延是件很困难的事情。随时观察能帮助项目经理区分看似拖延的事件和真正的拖延事件。

筛选拖延是相对简单且直接的。一个简单并且几乎万无一失的方法是让可疑的拖延者在规定的实际内完成合理的任务。此任务可以很简单,如给代表自己利益的第三方打电话,或者让他提供一下他有的信息。如果此任务没能迅速完成,你便得到了明显拖延的证据。

4、解决办法

避免拖延最有效的办法是在项目周期早期尽可能多地做决策,这会让项目执行阶段自发的决策或拖延没有机会出现。周密的计划能帮助项目经理提前做好决策。除了规划项目任务和行动外,项目经理也能规划决策。

例如,提前规划项目审核能减轻后续决策的负担。通过规划项目审核,也称做控制关卡,可以决定项目是否按计划进行。该文件应该包括预先制定的入口和出口准则,控制审核应该如何进行:如果符合入口准则,则项目团队按照项目规划进行审核;如果符合出口准则——如果审核达到了预想的目的——项目按照计划进行;如果出入口准则都不符合,则项目不应该按照计划进行。

编写数据项描述是获取项目评审入口和出口准则的一种方法。项目团队能为每项审核或项目交付物编写DIDs(通常是简短的一页文件)。检查DIDs的进度意味着简单地对比定义的准则和事实,以此来减少拖延出现的机会。

5、处理拖延的技巧

①分析,确定拖延出现的原因,是因为缺少信息和好的决策,还是因为冲突、对抗行为、恐惧或误解。

②通过提供需要的信息、制定重要的决策、解决优先级冲突、创造积极的工作环境等,迅速、有效地解决根本问题。


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